Talent Summoner要問
一份不偏向任何廠商的 ATS 資料保存問卷，涵蓋目的、刪除、備份、匯出、存取、次處理者、資安事件、成本和退場測試。
ATS 裡可能存放應徵資料、履歷、筆記、評量、訊息、稽核事件和整合產生的副本。「已從帳號刪除」並沒有說明每一類資料什麼時候會離開主要儲存空間、索引、日誌、複本、備份、匯出檔或客服紀錄。請廠商以書面說明資料的生命週期，用合成紀錄實際測試，並把還沒解決的答案標為未知（unknown）。
這份不偏向任何廠商的指南，教產品負責人如何進行證據審查；它不是法律建議，也不是認證。請和隱私、法務和資安負責人確認具體要求。
把 ATS 放進正確的工具分類
比較廠商之前，先寫清楚這個工具負責什麼工作、哪個系統是資料的主要來源，以及每一份連動的副本。
| 工具或服務 | 常見用途 | 要加問的保存問題 |
|---|---|---|
| ATS | 應徵資料和招募階段 | 儲存了哪些紀錄、附件、索引和稽核事件？每一項的保存計時從什麼時候開始？ |
| 人才搜尋／候選人排序 | 發掘或比較候選人 | 結果是暫時的、已儲存還是已匯出？由誰負責移除？ |
| 聯繫／評量／HRIS | 訊息、專門的評估環節或員工紀錄 | 有哪些副本？由哪個系統負責更正或刪除？ |
提供固定情境，並要求證據
給每家廠商相同的職缺、候選人數、資料類別、國家、審閱者、整合和退場日期。要求每個答案都標明是預設、可設定、合約承諾、已測試或未知。
在這個候選人生命週期中，你們儲存哪些資料、目的是什麼、在哪裡處理、每個保存計時從什麼時候開始和結束，以及我們要如何在線上系統、索引、日誌、複本、備份、匯出檔、次處理者和客服紀錄中查證資料確實已刪除？
請廠商提供附日期的來源。
詢問資料類別、目的和保存計時
逐一列出身分／應徵欄位、履歷／附件、筆記／評分表、溝通紀錄、決策／稽核、分析／衍生資料、存取／客服紀錄、佇列和匯出檔。針對每一類資料，詢問目的、觸發條件、計時單位、時區、重設／暫停的方式、生命週期中的處理方式、刪除／匿名化的結果，以及到期／保留中／已過期的報告。也要問自由填寫的欄位或附件裡是否含有敏感資訊；遇到預期外的資料類別，先暫停，再交由核准的流程處理。
| 資料類別 | 要索取的證據 |
|---|---|
| 身分、應徵資料、履歷和筆記 | 資料字典、物件對照圖、附件／解析器的生命週期、必填欄位，以及物件層級的刪除測試 |
| 溝通、決策和稽核 | 管道對照圖、稽核資料結構、權限、保存時程表和匯出範例 |
| 分析、索引和衍生資料 | 目的說明、衍生資料對照圖和刪除連動測試 |
| 存取、客服、佇列和匯出 | 客服資料類別、資料流程圖、佇列／日誌的保存期限和副本負責人 |
英國資訊專員辦公室（ICO）的儲存限制指引（2026 年 10 月 4 日查閱）指出，UK GDPR 沒有訂定單一通用的保存期限；你必須說明期限的理由，並在資料不再需要時刪除或匿名化。2016 年 4 月 27 日通過的 GDPR 在第 5(1)(e) 條規定儲存限制，在第 17 條規定刪除權。EDPB 第 07/2020 號指引的最終版於 2021 年 7 月 7 日通過，可以幫你釐清控制者／處理者的相關問題。本文的問題只是幫你提問的方向，不是法律意見，也不會給你一個可以直接寫進合約的保存期限。
詢問保留措施和真正的刪除
遇到申訴、資料存取請求、調查、訴訟保留（litigation hold）或主管機關查詢時，要求保留措施有明確範圍、經過授權、受到審查，而且可以解除。記錄範圍、原因、執行者、日期和解除負責人；不要預設把所有資料都保留下來。
請廠商用一位合成候選人、一個附件和一筆稽核事件，示範管理員刪除、自動到期和帳號取消。測試每一個資料存放面：
| 資料存放面 | 問題和證據 |
|---|---|
| 主要資料、搜尋和衍生資料 | 物件是真的移除，還是只是隱藏？索引、快取、推薦和衍生表示什麼時候更新？用一段獨特字串實際搜尋看看。 |
| 稽核和客服 | 最少會留下什麼事件？能不能從中識別出當事人？客服工單、截圖、日誌或錄音錄影是否在範圍內？ |
| 整合和次處理者 | webhook、重試、檔案投遞、連接器快取和下游服務商是否已刪除或停止？索取針對該資料流的確認。 |
| 複本和備份 | 線上複本和備份集什麼時候到期？還原、存取控制和殘留資料如何處理？ |
| 匿名化 | 會留下哪些欄位？結果能不能被合理地連回本人？索取所用的方法和再識別風險的評估理由。 |
記錄完成時間屬於目標、預設還是合約承諾。刪除失敗時，要求有重試／警示／隔離／人工補救機制、通知、負責人和請求 ID。ICO 的存取權指引（2025 年 11 月 4 日更新）指出，已封存或已備份的資訊仍然需要有調閱流程。NIST SP 800-88 Rev. 2 於 2025 年 9 月發布，是儲存媒體資料清除的指引，不能證明 ATS 具備某項控制措施。
詢問匯出、存取權和資料所在地
取消之前，先測試一次經授權的匯出，內容包括應徵資料、履歷、筆記、評分表、溝通紀錄、決策、稽核歷史、檔案、ID、關聯，以及保留／刪除狀態。詢問中繼資料、時間戳記、歷史紀錄、限制、費用、作業時間、更正，以及取消後的存取方式。把匯出檔存放在核准的位置，並指定負責人、到期日和刪除日期。
針對實際的方案和地區，畫出客戶／廠商的角色、客服的特權存取、正式環境／災難復原／客服／分析／解析／搜尋的所在地、備份、次處理者和資料傳輸。索取角色矩陣、存取稽核、次處理者清單、資料流程圖、地區承諾、傳輸條款和變更／異議流程。只有行銷說法的答案，一律標為未知。
詢問稽核、資安事件、客服和成本
要求候選人、管理員、API、匯出、權限、刪除、保留和客服事件都有日誌，並記錄執行者、物件、動作、結果、時間和請求 ID。詢問日誌如何確保不可竄改、可以搜尋和匯出，以及如何保存和刪除。索取一份事件應變計畫，涵蓋偵測、復原、聯絡窗口、通知、刪除失敗的升級處理和暫存副本；並用合成紀錄進行一次桌上演練。
| 成本或客服事項 | 要記錄的證據 |
|---|---|
| 設定、保留、刪除和匯出 | 報價方案、設定、請求管道、限制、費用、SLA 和範例結果 |
| 客服、整合和取消 | 嚴重等級／管道、升級處理、合作夥伴副本清理、續約、鎖定、寬限期和最終刪除日期 |
| 內部工作 | 負責人、工時、存取審查、請求、匯出、事件應變和人工備援做法 |
索取一份附日期、針對特定方案的報價。不要自己編價格；沒有報價的工作只是假設，不代表零成本。
執行產品負責人的作業手冊
- 界定範圍和負責人。記錄職缺、工作區、方案、地區、資料類別、整合、審閱者和決策日期。
- 畫出生命週期。標出蒐集、審閱、決定、人才庫、錄用、撤回、保留、匯出、取消、刪除和各份副本。
- 為答案標上日期，並使用合成紀錄。為每個答案加上標籤，並放入一段獨特的履歷字串、附件、筆記、評分表、訊息和稽核事件。
- 測試並查證。在畫面、API、索引、佇列、日誌、客服、次處理者、複本和備份上，執行更正、撤回、保留、到期、刪除、刪除失敗、匯出、取消和還原測試；記錄 ID、時間和結果。
- 估算成本並做決定。納入設定、請求、匯出、客服、清理、資安事件、內部時間和退場。選擇 PASS（通過）、PILOT WITH CONDITIONS（附條件試行）或 STOP（停止），並為每個條件指定負責人、期限和證據。
招募情境範例
一家虛構的 80 人公司，為一個產品設計師職缺收到 120 份應徵，有六位面試官、一個信箱連接器，還有人才庫選項。試行期間完全不使用真實的候選人資料。公司把應徵欄位、履歷、筆記、評分表、電子郵件事件、稽核日誌、匯出檔、佇列和客服工單分開記錄。某家廠商說，刪除個人檔案後會留下一筆遮蔽過的稽核事件，備份也會按時程到期；團隊於是針對索引、連接器、客服工單和匯出檔，索取附日期的證據。在合成履歷字串從搜尋結果中消失，或有書面記載的殘留例外經過查證之前，答案都維持未知（unknown）。
停止條件
如果廠商說不出資料類別／目的、保存計時、副本負責人、保留解除、刪除證據、匯出／存取、特權存取、次處理者／所在地、事件負責人、升級處理或有報價的退場方式，就停止評估。如果拿不到日誌、備份無限期保存、匯出不完整，或沒有生命週期監控，也要停止。任何例外都必須寫明缺口、資料類別、風險負責人、處理行動、期限和停止的觸發條件。
Talent Summoner 的定位
Talent Summoner 是我們做人才搜尋，以及替你提供的履歷做候選人排序的產品，不是 ATS，也不是紀錄保存系統。人才搜尋從一份職缺需求說明開始，找出公開的專業個人檔案交給人審閱；候選人排序則比較你提供的履歷，回傳一份排序好的報告。兩者都不能取代 ATS 的招募階段、面試紀錄、收件匣、保留措施、匯出、刪除時程或雇用決定。把產出和下游的 ATS 紀錄納入你核准的生命週期，查證交接過程，並確保最終仍由人負責。
要問 ATS 廠商的第一個資料保存問題是什麼？
請廠商說明每一類資料的目的、計時的觸發條件、所在地、刪除方式和證據，範圍涵蓋主要儲存空間、索引、備份、匯出檔和次處理者。
廠商預設的保存期限就夠了嗎？
不夠。它可能可以調整、受方案限制，或因為使用活動而重新計算，而且可能只涵蓋一個系統。請實際測試這項設定，以及每一份相關的副本。
刪除候選人，備份也會一起刪除嗎？
不一定。詢問複本和備份什麼時候到期、還原時如何處理已刪除的資料，以及有什麼證據可以確認這個時程。
取消 ATS 之前，匯出檔應該包含什麼？
先議定欄位、附件、筆記、評分表、溝通紀錄、關聯、時間戳記、稽核歷史和保留／刪除狀態。測試完整性、費用、作業時間和取消後的存取方式。
刪除資料時遇到法律保留，該怎麼處理？
只暫停核准流程要求的特定紀錄和資料類別，記錄授權依據以及審查／解除的細節，並把衝突交給你的隱私或法務負責人處理。
Talent Summoner 是 ATS 或資料保存系統嗎？
不是。Talent Summoner 支援人才搜尋，以及替你提供的履歷做候選人排序。ATS 紀錄、資料保存、刪除和最終決定，都由你的團隊負責。
ATS 評估有什麼好用的停止條件？
當廠商說不出保存計時、副本、存取途徑、匯出、刪除測試、次處理者、事件負責人或有報價的退場方式時，就停止。任何經授權、有期限的例外都要記錄下來。
帶著一個真實的招募生命週期去問每一家廠商，保存附日期的答案和原始測試證據，然後選擇 PASS（通過）、PILOT WITH CONDITIONS（附條件試行）或 STOP（停止）。先用人才搜尋做經核准的人才發掘，再用候選人排序處理你提供的履歷；交接時，把 ATS 資料保存和刪除的負責人寫清楚。
