建立「員工推薦＋主動搜尋」的招募流程

一位員工推薦了某個人，同時用人主管也在公開個人檔案裡為同一個職缺找人。如果沒有共同的流程，推薦人選可能直接跳過審核，負責搜尋的人可能又去聯繫同一個人，而且沒有人知道哪一筆紀錄才是最新的。

「推薦＋主動搜尋」流程在規劃階段就把兩條管道接在一起。在任何人開始比較人選之前，先定好一份需求說明、紀錄規則、交接規則和審核頻率。目標是公平、可追溯的審核，而不是保證名單變多或一定能錄用到人。

先講好運作約定

在開放員工推薦或開始主動搜尋之前，把這些決定寫在同一頁：

職缺版本：成果目標、必備條件、偏好，以及真正的營運限制。
審核標準：與工作相關的證據、未知事項，以及哪些必須由人查證。
管道負責人：推薦負責人、主動搜尋負責人，以及負責下一個決定的用人主管。
紀錄位置：用哪一套核准的系統記錄來源筆記、聯繫紀錄、更正和停止聯繫的指示。
審核頻率：負責人什麼時候核對新紀錄、重複人選、卡住的交接和需求說明的變更。

把管道當成標籤，而不是排序依據。推薦是背景資訊，不是破例的理由；主動搜尋找到的個人檔案是線索，不能證明對方有興趣、有空或有能力。兩邊用同一套審核語言，重要的變更要記錄是誰核准的。

用同一筆紀錄，讓交接可追溯

在第一個名字出現之前，先建立共同的紀錄格式。最基本的紀錄可以包含：

欄位	要記錄什麼
候選人代碼	一個固定的內部識別碼，以及團隊被允許使用的姓名或識別資訊
來源管道	推薦、主動搜尋或兩者皆是，附上推薦背景或來源網址，以及擷取日期
目前負責人	對下一步負責的那一個人；如有轉手，寫上日期和原因
審核狀態	新進、待審核、推進、暫緩、結案或重複，並附上與工作相關的理由
證據筆記	相關的來源原文、背景、未知事項，以及一個需要由人查證的問題
聯繫控管	過去的聯繫、拒絕聯繫或其他核准的停止指示，依組織流程處理
下次審核	下一個決定的動作、負責人和日期

交接是一整包資料，不是一個名字。推薦負責人要記錄引薦的背景，並先徵得對方同意再安排引薦；光是轉來一個名字或電話號碼，並不代表你可以聯繫對方或保留這份資料。主動搜尋負責人要記錄來源、日期、理由和還沒解決的問題。用人主管會同時收到這兩份資料和建議的下一步。缺少來源、負責人或理由的交接，就退回去補齊。

聯繫或審核之前，先處理重複人選

兩條管道找到同一個人很正常。真正的風險在於，不同的複本有不同的負責人、聯繫紀錄或處理決定。用這套合併流程：

建立新紀錄之前，先用允許使用的身分資訊和專業背景搜尋既有紀錄，不要用敏感特徵比對。
把比對結果標為已確認、可能相同或不確定。光是名字相似還不夠。
只保留一筆主要紀錄，並把每條管道、日期和來源軌跡都連結到這筆紀錄；不要刪除來源脈絡。
指派一位下一步負責人。在這位負責人釐清紀錄之前，互相衝突的狀態或聯繫指示一律先暫停。

絕對不要讓推薦蓋過拒絕聯繫或「請勿聯繫」的指示。如果判斷是不是同一個人需要靠猜，就把紀錄分開，交給負責的人決定。重複人選的判斷只是在管理紀錄，不是在評價候選人。

兩條管道用同一套證據標準

用一份把來源原文和解讀分開的證據筆記：

職缺版本與審核中的標準：
管道與來源／擷取日期：
與工作相關的證據和背景：
這能支持什麼：
未知或互相矛盾的細節：
查證問題：
負責人／下一步／審核日期：

對推薦人選來說，推薦人的描述是對話的背景，不是獨立的證明。主動搜尋找到的個人檔案只呈現部分資訊，也可能已經過時。不要把沒寫出來的細節當成不存在，也不要因為管道比較熟悉就額外加分；某項事實真的重要時，就問同一個聚焦問題。

英國資訊專員辦公室（ICO）表示，考慮使用 AI 招募工具的組織應該確認合法依據、記錄各方責任、監測公平性和準確性、說明資料的使用方式，並把蒐集範圍限制在必要的程度。它在 2024 年 11 月 6 日發布的招募 AI 考量重點屬於一般資訊，不是法律意見。請依照你的組織、候選人和所在地適用的規定處理。NIST 則說明它的 AI 風險管理框架是管理 AI 風險的自願性指引，不是招募標準。

設定讓負責人資訊保持最新的審核頻率

選一個符合職缺和團隊人力的固定審核頻率；每週一次是可以考慮的起點。重點放在例外狀況和決定上：

依照共同的職缺版本，核對新的推薦紀錄和主動搜尋紀錄。
清掉重複人選，並確認每一筆進行中的紀錄都只有一位負責人。
檢視缺少的證據或互相衝突的聯繫紀錄。
決定推進、暫緩或結案；核准或延後需求說明的變更，同時保留舊版本。

當候選人要求不要再聯繫、負責人或重要的限制改變，或紀錄有錯時，就加開一次審核。審核的重點是做決定，不是追推薦人數或個人檔案數量的目標。

Talent Summoner 適合用在哪裡

Talent Summoner 是我們依職缺發掘候選人的產品。它的人才搜尋流程於 2026 年 9 月 2 日查核：從職缺描述出發，在 LinkedIn、GitHub 和其他公開專業來源的 200M+ 個人檔案中搜尋，產出附必備條件、加分條件和白話理由的排序結果。把它當作主動搜尋這一半的輸入，再套用你自己的紀錄控管規則。它不會合併推薦人選、分配負責人、處理聯繫紀錄、管理應徵流程、發送你沒有確認過的訊息，也不會做出錄用決定。

如果推薦附上了履歷，另一個獨立的候選人排序流程最多可以處理 50 份 PDF、DOCX、MD 或 TXT 格式的履歷，並產出可分享的報告。把這份結果和公開來源的人才搜尋分開，證據、重複人選和下一步都要自己確認。這兩個流程都不會查證推薦內容、確認對方的意願，也不能取代由人進行的聯繫和評估。

下一步

建立共同欄位，指定兩條管道的負責人，並講好由誰處理重複人選和停止聯繫的指示。先拿一位推薦人選和一筆主動搜尋的交接試跑一次。然後在同一個職缺版本下，開始一次聚焦的人才搜尋。

被推薦的候選人可以跳過一般審核嗎？

不行。推薦能提供背景資訊，但仍然要和主動搜尋的紀錄一樣，符合同一套與工作相關的審核標準。管道來源可以保留在紀錄上，但不能變成自動通過。

處理重複候選人最安全的做法是什麼？

用允許使用的專業背景確認身分，只保留一筆主要紀錄，連結兩條來源軌跡，保存聯繫紀錄，並指派一位負責人。有衝突就先暫停。

推薦應該附上哪些證據？

記錄推薦人提供的背景、職缺版本、審核理由、未知事項，以及一個查證問題。推薦是線索，不能證明能力或是否有空。

兩條管道多久該一起審核一次？

選一個固定頻率，例如每週審核一次；遇到重大變更、重複人選衝突或停止聯繫的指示時，再加開審核。這是營運上的選擇，不是招募基準。

Talent Summoner 能自動整合推薦和主動搜尋嗎？

不能。我們的產品支援公開來源的人才搜尋，以及另一個處理你提供的履歷的獨立流程。合併紀錄、處理重複、控管聯繫、查證內容和做出決定，都由你的團隊負責；Talent Summoner 不是 ATS。