候選人溝通紀錄封存政策

候選人溝通紀錄封存政策會告訴小型招募團隊：要保留哪些溝通紀錄、為什麼保留、誰可以存取，以及什麼時候要審閱或刪除。在規劃階段就寫好它，趁訊息還沒散落到各個系統之前。

這份實作手冊涵蓋紀錄的生命週期，不涵蓋訊息文案或錄用決定。本文是一般資訊，不是法律建議或合規保證。

把封存的生命週期分開處理

回覆處理手冊負責即時的回覆，寄送前核准紀錄則負責一次提議的保密聯繫。這份政策從事件已經發生時開始，設定目的、保存期限、存取、審閱和處置；它不是這兩種紀錄中的任何一種。

定義目的和最少必要欄位

在儲存之前先列出目的：為某個指名的職缺聯繫、記錄候選人的偏好、回應存取或更正要求、調查錯誤，或依有記錄的保留指令保存證據。「全部留著，說不定以後用得上」不是目的。把人才搜尋證據、候選人排序產出、面試筆記和溝通紀錄分成不同類別，只在需要時才互相連結。

用能讓負責人理解事件並套用政策的最小紀錄：

紀錄 ID 和經查證的身分參照：
職缺、目的和核准的需求說明版本：
管道、寄件人、事件日期、時間戳記和時區：
訊息版本，以及只在必要時保留的候選人原文：
來源或聯繫依據參照、範圍和不再聯繫名單狀態：
紀錄負責人、核准的存取角色和審閱日期：
保存類別、狀態，以及處置或例外決定：
更正、權利請求或事件參照（如適用）：

當一個事件、一個版本和一小段摘錄就能回答問題時，不要複製整串私人往來訊息。把未知標出來並指派負責人；不要猜測身分、興趣、是否有空或是否獲得許可。

盤點系統和存取角色

登記每個核准的紀錄存放處，例如招募工作區、信箱或人工紀錄。寫明目的、類別、負責人、存取權、刪除路徑、副本風險和審閱日期。選定一個唯一可信來源；合併重複紀錄之前，必須先由人審閱身分。

採用最小權限的角色：封存負責人維護類別並進行審閱；寄件人記錄事件；職缺負責人查看職缺事實；隱私／流程負責人處理權利、依據和不再聯繫名單；資安或 IT 負責驗證、日誌和刪除。遇到保留指令或司法管轄區的問題，請諮詢合格的顧問。

記錄是誰授予存取權、目的，以及審閱或到期時間。不要把訊息和聯絡資料放進一般聊天、複製出來的試算表和未經核准的工具。

設定保存類別和審閱時間點

不要替每位候選人或每個管道都選同一個天數。依目的、流程、法律或保留指令設定期限。英國的儲存限制指引（2026 年 10 月 4 日查證）指出，個人資料的保存時間不應超過需要的期間，並應審閱是否刪除或匿名化；該頁標示這份指引仍在檢視中。同一機構的AI 輔助招募指引於 2024 年 11 月 6 日發布，強調目的、最少資料、責任和透明度。

紀錄情況	封存決定	負責人和停止條件
職缺溝通進行中	保留需要的最少往來紀錄；職缺或目的結束時進行審閱。	招募人員記錄事件；目的改變時，封存負責人暫停複製。
候選人婉拒或要求不再聯繫	停止聯繫；只保留最少的不再聯繫標記，限制原始紀錄的存取，並把刪除衝突轉交處理。	隱私／流程負責人確認範圍；不得繞道其他管道。
職缺結束或某人沒有進入下一步	進行審閱；刪除或匿名化沒有持續目的的紀錄，除非適用核准的例外或保留指令。	封存負責人記錄決定和任何未知事項。
有人提議另一個未來聯繫的目的	確認新的目的、依據或許可、告知內容和到期時間；不要默默重複使用舊紀錄。	隱私／流程負責人核准；依據不清楚就暫停。
有尚未結案的存取、更正、申訴或資安問題	限制紀錄的存取，只保留調查和結案所需的證據。	指名的隱私、資安或候選人體驗負責人安排處理方式。

審閱時，檢查目的、欄位、重複紀錄、匯出檔、請求、不再聯繫名單和保留指令。記錄審閱者、日期、行動、原因、例外和未知事項，也包括副本。

處理更正、不再聯繫名單和候選人權利

不要默默覆寫一筆可稽核的溝通紀錄。保留原始內容，標出更正或取代版本並註明原因和操作者，並防止舊版本被重複使用。更正不同於不再聯繫：來源可能需要審閱，而明確的不聯繫要求，則需要在整份紀錄上執行核准的停止措施。

依司法管轄區和情境而定，候選人可能會詢問你保存了哪些資料、要求更正或刪除、反對或限制某種用途，或詢問自動化的相關問題。不要承諾某個結果或通用的回覆期限。以合乎比例的方式查證身分、記錄範圍、指派一位負責人，並使用核准的流程。如果刪除和不再聯繫名單或保留指令有衝突，記錄原因並尋求專業意見。

升級處理封存事件

把寄錯收件人、未經授權的存取、大範圍轉寄、錯誤合併重複紀錄、保存過久、敏感資訊外洩、有爭議的來源或隱私請求，都當成必須停下的情況。凍結訊息和分享，保留最少且限制存取的證據，記錄時間和相關人員，並指派一位負責人。

負責人協調控制損害、存取審閱、更正或不再聯繫處理，以及任何給候選人的確認回覆。和顧問一起評估通知、通報和法律問題；結案時記錄採取的行動、不確定之處、審閱日期和預防措施的改變。

實例：結束一個職缺

假設一個虛構的團隊，在寄出一封電子郵件和一則 LinkedIn 訊息之後，結束了一個產品營運職缺。封存負責人在職缺溝通類別中記錄需求說明版本、寄件人、管道和日期，並排定審閱。候選人要求不再聯繫；團隊停止聯繫，套用跨管道的不再聯繫名單，並限制往來紀錄的存取。刪除不能取代停止聯繫。

如果候選人對某項事實陳述有異議，隱私或來源負責人會保存這個請求，把它標為審閱中，並記錄更正。審閱時，多餘的匯出檔會被移除，沒有持續目的的欄位會依當地政策刪除或匿名化，封存負責人會記下保留了什麼以及原因。沒有人會從一次婉拒去推測對方的動機。

Talent Summoner 的定位

Talent Summoner 是我們做人才搜尋和候選人排序的產品。它的人才搜尋流程（2026 年 10 月 3 日查證）從一份職缺需求說明開始，搜尋 LinkedIn、GitHub 和其他公開專業來源，並回傳排序好的結果和白話理由，供人審閱。把產出當成研究素材，而不是身分、許可或一次溝通事件的證明。

團隊手上有履歷資料時，候選人排序（2026 年 10 月 4 日查證）會把它和職缺說明比較，並產出一份排序報告供人審閱。Talent Summoner 也會草擬聯繫訊息，由你逐則審閱並確認寄出後，才從你自己連結的 Gmail、Outlook 或 LinkedIn 帳號寄出；回覆也會回到那個帳號。Talent Summoner 不是封存工具、收件匣，也不會把紀錄同步到 ATS；盤點候選人訊息存放在哪些系統時，請把它和你的信箱、LinkedIn 帳號一起列進去。保存期限、權利、不再聯繫名單和錄用決定，都由人負責。

候選人溝通紀錄應該保存多久？

沒有通用的期限。依目的設定類別、審閱時間點和負責人；目的結束時就刪除紀錄或限制存取，除非適用核准的保留指令。

收到不聯繫要求，就代表每筆紀錄都要立刻刪除嗎？

停止聯繫，只保留遵守這項要求所需的最少不再聯繫控管。把刪除或保留指令的衝突轉給隱私／流程負責人；絕不改用其他管道。

候選人要求存取、更正或刪除時，該怎麼做？

使用核准的人工處理流程，以合乎比例的方式查證身分，記錄範圍和負責人。不要承諾結果或時限；記錄結案情形。

Talent Summoner 能封存或寄送候選人溝通訊息嗎？

可以寄送，但它不是封存工具、收件匣，也不是 ATS 整合。Talent Summoner 草擬的聯繫訊息要經你審閱並確認寄出後，才會從你連結的 Gmail、Outlook 或 LinkedIn 帳號寄出，所以請把它列入政策中存放候選人訊息的系統。

指定封存負責人、類別和審閱日期；測試更正和不再聯繫的流程。然後開始人才搜尋；如果已經有一批履歷，就用候選人排序。