招募軟體合約退場檢查清單

結束一份招募軟體合約，是一次紀錄、存取權、帳單和責任的交接。它無法證明資料已經刪除、你可以拿到退款，或新系統能支援每一個工作流程。請詳讀已簽署的合約，必要時尋求法務或隱私方面的建議。

做決定之前，先用續約檢查清單；要做財務比較，請用招募軟體總持有成本（TCO）。這份清單負責的是決定之後的執行。

可複製的退場紀錄

如果合約允許，在服務結束前先測試一次匯出。打開一筆有代表性的紀錄，確認備註、附件和歷程都在。儀表板上的數字或截圖不算驗收測試。在約定的時間撤銷存取權和已連線的憑證，然後保留變更內容的證據。

只有在通知、最終帳單、必要的匯出、接收端驗收和存取權關閉都有證據時，退場才算完成。關於刪除的回覆，可能對備份或次處理者有例外；把這個例外清楚留在紀錄上，而不是標成已完成。

取消服務之前，把每個工作流程對應到它的接收端和驗收測試。這是整併系統時的控管機制，避免把「已經匯出」誤當成「已經有可用的替代方案」。

工作流程	驗收測試	退場相依事項
發掘候選人	可以重新執行並審閱一份職缺需求說明或一次搜尋	已保留公開來源和搜尋證據
應徵者管理	看得到負責人、階段、下一步和歷程	已匯出必要的應徵紀錄
履歷審閱	評估標準、理由和審閱者存取權都保留下來	已檢查原始檔案和權限
面試與決定	找得到面試紀錄和決策負責人	已交接未完成的任務和往來溝通
報表與資料保存	可以用已驗收的資料重現必要的報表	已記錄資料保存、刪除和備份的例外

在每一個必要的列都有負責人、通過驗收測試，並且有標明日期的退場相依事項之前，不要移除舊系統。財務比較請用招募軟體總持有成本（TCO）；這一頁負責的是執行紀錄。

Talent Summoner 的服務條款和價格方案是這個產品專屬的資料來源；請針對你要評估的方案重新確認。只有在替代流程符合要交接的紀錄時，才使用人才搜尋或候選人排序。

在合約和核准的流程允許的情況下，於送出最終通知或服務結束之前。

不一定。針對主要紀錄、備份、日誌和次處理者，請查看合約和供應商的書面回覆。