Talent Summoner招募
建立一份招募軟體 TCO 比較，把授權費、人力、導入、治理、續約和退場的工作都算進去。
招募軟體的總持有成本（TCO），是在一段明確的期間內，運作一個明確定義的工作流程所需的成本。它包含供應商的帳單，也包含設定、治理、審閱、續約，以及最後離開這項服務所需的工作。如果團隊還需要付費取得存取權、手動匯出資料，或承擔採購評估時沒算進去的工作，方案價格低並不代表 TCO 低。
這份指南適用於 12 個月的比較，或實際的合約期間。它不估算候選人品質、回覆率或招募成果。比較產品之前，先把人才搜尋、應徵者追蹤、面試和主動聯繫當成各自獨立的工作流程。
設定一個可比較的範圍
用一句話寫下要做的決定：「接下來 12 個月，運作這個工作流程要花多少錢？」記錄職缺或應徵數量、地點、需要存取權的人、必要的整合、資料處理方式、計費幣別和續約日期。向每一家供應商詢問相同期間、相同數量的價格。
起始價格要寫進紀錄，但它不是報價。記下它的網址、日期、計費單位、額度、合約期間、稅金處理方式，以及負責查證的人。如果某個重要問題拿不到答案，就寫上未知，並指定必須釐清它的負責人。
| 成本範圍 | 包含 | 決策問題 |
|---|---|---|
| 供應商費用 | 訂閱、職缺額度、席次、用量、加購功能、超量費用和稅金 | 什麼事件會產生費用？ |
| 存取與工作流程 | 操作人員、審閱者、管理員和交接 | 誰需要存取權？哪些存取權要計費？ |
| 導入 | 設定、資料搬遷、訓練、組態和專業服務 | 團隊開始依賴它之前，什麼必須先完成？ |
| 內部人力 | 撰寫需求說明、審閱、管理、報表和支援 | 哪些工時仍然留在團隊身上？ |
| 資料與治理 | 匯出、整合、隱私、資安和紀錄工作 | 需要哪些證據或核准？ |
| 續約與退場 | 通知、未用完的額度、替換、匯出和收尾 | 團隊換方案或離開時會怎樣？ |
建立 TCO 分類帳
每個選項都用同一個時間範圍。在現有合約真正取消、替代方案也通過驗收檢查之前，不要把目前的成本拿掉。
Gross operating cost = supplier charges + implementation + internal labour + integration and data work + governance + renewal or exit work
Net incremental cost = gross operating cost - verified spend removed
上面第一條公式是總營運成本，等於供應商費用加上導入、內部人力、整合與資料工作、治理，以及續約或退場工作；第二條是淨增量成本，等於總營運成本減去經查證、確實省下的支出。要取代一項現有服務時，兩個數字都要報告。第一個數字稱為這個明確工作流程的 TCO；只有在取消和驗收的證據都齊全之後，第二個數字才能稱為淨增量成本。不要扣掉只是期望中的節省，也不要重複計算已經算進供應商費用或內部人力的成本。
內部人力等於每項任務的工時，乘以財務核准的全負擔時薪，再加總起來。把它和供應商費用分開列。這樣你才能拿一個便宜、但需要大量人工管理的方案，和一個比較貴、營運負擔不同的方案相比，而不必宣稱任何一個方案能改善招募成果。
| 輸入項目 | 要保留的證據 | 不要假設 |
|---|---|---|
| 方案與計費單位 | 訂購單、報價或標明日期的公開頁面 | 月費的標示價格就代表沒有最低承諾 |
| 數量與額度 | 具名使用者、職缺額度、職缺、搜尋或點數 | 審閱者、匯出或額外單位已經包含在內 |
| 內部工作 | 實際觀察到的工時，或標明為內部假設的數字 | 買了軟體之後某項任務就會消失 |
| 整合與資料 | 產品文件、報價或測試過的匯出 | 行銷頁面就能證明有某個串接或某項資料保存條款 |
| 移除的現有支出 | 取消日期和驗收證據 | 服務還沒停用，舊成本就已經消失 |
檢查 ATS 專屬的成本項目
如果是應徵者追蹤系統（ATS），請對方說明報價方案怎麼處理應徵數量、進行中的職缺、用人主管存取權、導入、徵才頁面、報表、儲存空間、匯出和模組。公開的每位使用者價格，可能沒有涵蓋某個必要的工作流程。把每個答案都填進分類帳，而不是等簽約後才把它叫做隱藏成本。
想要一份聚焦在應徵者追蹤的問題清單，請看創辦人該問的 ATS 價格問題。完整的成本分類帳留在這一頁；如果要決定是否還需要付費存取權，請用招募席次使用率稽核。
把不同的計價模式換算成同一基準
只比較共同的單位和期間。一個席次、一個人才搜尋職缺額度、一個點數、一筆專案費和一筆按成功錄用計算的費用，描述的是不同的商業事件。讓每個選項都跑同一份預期工作排程，包含比較清閒的月份。然後把供應商總額和內部人力分開呈現。
| 模式 | 換算規則 | 比較前要確認 |
|---|---|---|
| 每月席次 | 付費席次數 × 計費月數 | 續約、審閱者存取權、降級和閒置容量 |
| 職缺額度或搜尋 | 這段期間預計完成的搜尋數 | 到期規則、免費資格和交接工作 |
| 點數或用量 | 預計的計費事件數 × 單價 | 什麼會消耗點數，以及點數是否會到期 |
| 服務或仲介 | 合約計費條件加上內部工作 | 交付項目、費用支出、所有權和替補條款 |
Talent Summoner 價格方案頁面用兩種方式販售職缺額度：按每個職缺額度隨用隨付，或選擇每月方案，方案內含固定數量的職缺額度，超出這個數量的額外職缺額度單價較低。另外還有一個附合理使用說明的 Unlimited 方案。一個職缺額度代表一次招募搜尋，每月方案內含的職缺額度不會累積到下個月。目前的金額請直接看價格頁面，不要以這份指南為準，因為金額會變動。
預測全年成本
用每個月的成本驅動因素來建立預測，而不是把忙碌月份乘以 12。把經常性費用、預計用量、一次性的導入，以及續約或退場任務分列在不同的行。情境分析的價值在於讓你看出哪些東西會改變，而不是產生一個看似篤定的單一總額。
一年招募五人的檢查
如果一年只會不定期招募五個人，請填入每個職缺實際預計開出的月份，而不是平均的每月數量。拿經常性的承諾和規劃中的清閒月份比較，並把審閱者存取權、匯出和任何交接工作都放在同一份分類帳裡。真正要決定的是：這個明確定義的工作流程在這段期間是否都有涵蓋，而不是哪個方案標示的額度最亮眼。
| 情境 | 變化 | 必要的因應 |
|---|---|---|
| 清閒期 | 職缺、職缺刊登或搜尋比預期少 | 檢驗經常性的容量是否仍有必要 |
| 忙碌期 | 需求超出方案內含的額度 | 取得超量的計費單位和負責核准的人 |
| 範圍變動 | 新的地區、整合或工作流程 | 重新建立導入和治理的項目 |
| 合約變動 | 續約、通知或價格調整 | 做出承諾前，重新檢查整份分類帳 |
把相關的決定分開處理
這一頁處理的是把所有成本都算進去的 TCO。要準備一個有證據支持的續約決定，請用招募軟體續約檢查清單；要檢驗通知、匯出、存取權關閉和最終帳單，請用合約退場檢查清單。
Talent Summoner 是我們的人才搜尋和履歷排序產品。它的人才搜尋流程從一份職缺需求說明開始，搜尋公開的專業資料來源；候選人排序則為你提供的履歷排序。應徵紀錄、面試、查證和最終的錄用決定，請交給負責這些工作的系統和人員。
從一個正在進行的工作流程開始。用標明日期的證據填寫分類帳，讓每個未知項目都有負責人，並在核准支出之前，比較兩個真正對等的情境。
招募軟體的 TCO 包含哪些項目？
包含供應商費用、存取權、用量、導入、內部人力、整合、治理、續約和退場的工作。經查證確實省下的支出，要等它真的移除之後，才另外列為淨增量成本。
免費方案的 TCO 是零嗎？
不是。它也許省掉了一筆供應商費用，但設定、審閱、資料處理、管理，以及和使用上限有關的工作都還在。
席次價格和職缺額度價格要怎麼比較？
用相同的期間和預期工作量，再為每個選項記下計費單位、額度、到期規則、存取權和內部工作。
Talent Summoner 能取代 ATS 嗎？
Talent Summoner 支援人才搜尋和履歷排序。拿它有文件記載的流程和你需要的工作比對；應徵者人才管道的紀錄和錄用決定，仍然需要一套有人負責的流程。
