招募席次使用率稽核範本

招募席次使用率稽核，是把付費的存取權和這些存取權實際支援的工作互相核對。它不是績效分數，也無法證明候選人品質或招募成效。一次只用一個產品、一個計費期間和一份書面的活動定義。

要比較所有成本，請參考招募軟體總持有成本（TCO）。要決定合約怎麼處理，請使用續約檢查清單。這份範本只處理付費存取的證據，以及保留、重新分配、縮減或暫停的決定。

定義證據

「使用中的席次」可以指一位具名使用者，在這段期間內完成了一次核准的搜尋、審閱或有紀錄的交接。只有登入紀錄可能太薄弱。每個席次都套用同一個定義，缺少證據時記為未知，而不是未使用。

Seat utilisation = seats meeting the agreed activity definition / paid seats

Cost per active seat = supplier spend for the same period / seats meeting the activity definition

上面第一條公式是席次使用率，等於符合約定活動定義的席次數除以付費席次數；第二條是每個使用中席次的成本，等於同一期間的供應商支出除以符合活動定義的席次數。分母為零時，兩項指標都記為 N/A。寫明支出是否包含稅金、退款、抵用額度和用量費用。以職缺額度或點數計費的產品，應該和席次比率分開處理。

可複製的稽核表

把這張表複製到試算表，每個付費席次新增一列。

計算前，先檢查部分期間的席次、抵用額度和退款。不要從共用帳號推斷個人活動。一個暫時沒有活動的席次，可以用一個有日期、已核准的職缺來說明保留的理由；記下這個理由和下一次的回顧日期。

做出決定

Talent Summoner 採用不同的計費單位：一個職缺額度代表一次招募搜尋，而不是一個付費的招募席次。把職缺額度的購買寫進財務紀錄之前，請到價格頁查看目前的條款。

和財務、招募以及系統負責人一起執行稽核。把證據、例外、行動、生效日期和下一次稽核的觸發條件，記在同一份決策紀錄裡。

用席次月處理部分期間

當席次在期間中途開始、結束或變更類型時，改用付費席次月來計算，不要假裝每個席次整段期間都在。每個需計費的席次月只算一次；如果某個月的證據中至少有一個符合條件的事件，就算作一個使用中的席次月。

舉一個合成的三個月範例：第一個月計費兩個席次，第二個月三個，第三個月兩個，所以 PM = 7。如果三個月分別有一、二、一個席次月符合同一條事件規則，AM = 4，使用率就是 4 / 7 = 57.1%。如果活動報告缺少第二個月，就把 AM 和這個比率維持為未知，直到報告找回來或拆分期間為止。這段算術是控管範例，不是使用率目標。